← Ratgeber · Wartung und Instandhaltung

Regalprüfung dokumentieren: QR-Code am Regal und digitales Prüfbuch

Lagereinrichtungen und Regale sind im gewerblichen Umfeld wiederkehrend prüfpflichtig. In vielen Betrieben liegt das Prüfbuch jedoch analog im Ordner, getrennt von der Anlage, die es betrifft. Wer bei einer Inspektion vor dem Regal steht, sucht dann erst nach dem passenden Protokoll. Eine Regalprüfung mit QR-Code direkt am Regal und einem digitalen Prüfbuch dreht diese Reihenfolge um: Die Dokumentation hängt am Element selbst. Dieser Beitrag zeigt den Ablauf, ordnet die Pflichten sauber ein und erklärt, wie sich die Prüfung mit einem branchenoffenen Prüfungsmodul abbilden lässt.

Warum Regale wiederkehrend geprüft werden müssen

Regalanlagen sind Arbeitsmittel. Sie werden durch Anfahrschäden mit Flurförderzeugen, Überlastung, fehlende Anfahrschutzelemente oder fehlerhafte Beladung beansprucht. Ein verformter Stützenfuß oder ein angerissener Riegel mindert die Tragfähigkeit, oft ohne dass es im Tagesgeschäft auf den ersten Blick auffällt. Aus diesem Grund fordert der Gesetzgeber eine systematische, wiederkehrende Prüfung durch dafür qualifizierte Personen.

Der Sinn dahinter ist nicht die Erfüllung einer Formalie, sondern das frühzeitige Erkennen von Schäden, bevor sie zu einem Einsturz führen. Eine lückenlose Dokumentation der Prüfung gehört untrennbar dazu, denn nur so lässt sich nachweisen, dass und wie ein Schaden bewertet und behoben wurde.

Pflicht, Norm und Regel sauber getrennt

In der Praxis werden drei Ebenen gern vermischt. Sie sollten sie auseinanderhalten, weil daraus unterschiedliche Verbindlichkeiten folgen.

Die Pflicht ergibt sich in Deutschland aus der Betriebssicherheitsverordnung. Nach § 14 BetrSichV muss der Arbeitgeber Arbeitsmittel prüfen lassen und das Ergebnis der Prüfung aufzeichnen sowie mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren. Die Verordnung lässt dabei ausdrücklich auch eine elektronische Aufzeichnung zu.¹

Die Norm liefert die konkrete fachliche Vorgehensweise. Die DIN EN 15635:2009-08 behandelt Anwendung und Wartung ortsfester Stahlregalsysteme. Sie beschreibt Prüfintervalle, die Bewertung von Schäden über ein Ampelsystem und die Anforderungen an die prüfende Person.²

Die Regel der Unfallversicherung konkretisiert die Betreiberpflichten zusätzlich. Die DGUV Information 208-061 zu Lagereinrichtungen und Ladungsträgern, Fassung Juli 2024, fasst die Anforderungen aus BetrSichV und Norm zusammen und benennt unter anderem die regelmäßige Sichtkontrolle sowie die jährliche Experteninspektion.³ Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall stellt die einschlägigen Regelwerke für ihren Zuständigkeitsbereich übersichtlich zusammen, was gerade für Betriebe aus Metallbau und Bauelementefertigung praktisch ist.⁴

Beachten Sie, dass die Prüfintervalle je nach Beanspruchung und Herstellervorgabe abweichen können. Eine stark frequentierte Anlage mit Staplerverkehr braucht engere Kontrollen als ein selten bewegtes Lager.

Wer prüfen darf: befähigte Person und Sichtkontrolle

Die DIN EN 15635 unterscheidet zwischen mehreren Kontrollebenen. Üblich ist eine Staffelung aus laufender Beobachtung im Betrieb, regelmäßiger interner Sichtkontrolle und einer fachlich tiefergehenden Inspektion in festem Intervall.

• Laufende Beobachtung: Beschäftigte melden offensichtliche Schäden, etwa nach einem Anfahrunfall, unmittelbar.
• Regelmäßige Sichtkontrolle: Eine benannte Person im Betrieb kontrolliert die Anlage in kurzen Abständen und hält das Ergebnis fest.
• Experteninspektion: Eine befähigte Person mit entsprechender Qualifikation prüft die Anlage in der Regel jährlich gründlich und bewertet die Schäden.

Die befähigte Person muss über die nötige Fachkunde verfügen, um die Standsicherheit beurteilen und Schäden korrekt einstufen zu können. Wer diese Aufgabe übernimmt, sollte vom Betrieb dokumentiert beauftragt sein.

Das Ampelsystem zur Schadensbewertung

Für die Bewertung von Schäden nutzt die DIN EN 15635 ein Ampelsystem mit drei Stufen, das die Dringlichkeit der Reaktion abstuft.² Es schafft eine nachvollziehbare Sprache zwischen Prüfer, Betreiber und Instandsetzung.

• Grün: Der Schaden liegt innerhalb der zulässigen Grenzwerte. Die Anlage darf weiter genutzt werden, der Befund wird beobachtet.
• Orange beziehungsweise Gelb: Der Schaden ist erheblich und muss zeitnah behoben werden. Bis zur Reparatur sind die betroffenen Bereiche zu kennzeichnen und zu beobachten.
• Rot: Der Schaden ist kritisch. Der betroffene Bereich wird sofort entlastet und gesperrt, bis er repariert ist.

Die DGWZ gibt die Kapitelstruktur und die Gefahrenstufen der Norm in einer Übersicht wieder, was den Einstieg in die Systematik erleichtert.⁵ Wichtig für die Dokumentation: Jeder Befund braucht eine eindeutige Zuordnung zur Stufe, zum Ort am Regal und zum weiteren Vorgehen.

QR-Code am Regal und digitales Prüfbuch: der Ablauf

Hier setzt ein QR-gestütztes Vorgehen an. Statt das Prüfbuch zentral im Ordner zu führen, erhält jede Regalzeile oder jedes definierte Prüfobjekt eine eigene digitale Produktseite, die über einen QR-Code am Regal erreichbar ist. Hinter dem Code liegen Prüfplan, bisherige Protokolle, Fotos der Schäden und der nächste fällige Termin.

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

• Anlegen: Sie erfassen die Anlage einmalig im Prüfungsmodul und hinterlegen Standort, Hersteller, Belastungsangaben und das Prüfintervall.
• Etikettieren: Jedes Prüfobjekt erhält einen QR-Code, der dauerhaft am Regal angebracht wird.
• Prüfen vor Ort: Die befähigte Person scannt den Code, öffnet den Prüfplan und arbeitet die Punkte direkt am Element ab.
• Bewerten und belegen: Befunde werden nach dem Ampelsystem eingestuft, mit Foto und Notiz versehen und gespeichert.
• Aufzeichnen: Das Protokoll wird digital abgelegt. Das unterstützt die nach § 14 BetrSichV geforderte Aufzeichnung und Aufbewahrung des Prüfergebnisses, die elektronisch zulässig ist.¹

Der praktische Vorteil liegt im direkten Bezug zwischen Anlage und Akte. Wer den Code scannt, sieht sofort den Verlauf des konkreten Regals und muss nicht erst die richtige Seite im Sammelordner suchen.

Erinnerungen und Historie pro Regal

Ein digitales Prüfbuch hilft besonders dann, wenn Fristen im Tagesgeschäft untergehen. Das Prüfungsmodul von Elemente.ID verfolgt das hinterlegte Intervall und erinnert vor dem nächsten Termin automatisch an die fällige Inspektion. So lässt sich vermeiden, dass eine jährliche Prüfung schlicht überfällig wird.

Pro Regal entsteht über die Zeit eine zusammenhängende Historie. Sie sehen, wann welcher Schaden festgestellt, wie er eingestuft und wann er behoben wurde. Das erleichtert wiederkehrende Audits und macht im Schadensfall nachvollziehbar, dass die Anlage geprüft und gewartet wurde. Die digitale Produktseite hinter dem QR-Code bündelt diese Informationen an einem Ort, der direkt an der Anlage erreichbar ist.

Ein Prüfungsmodul für viele Elementtypen

Das Prüfungsmodul ist nicht auf Türen und Fenster begrenzt, auch wenn diese Bauelemente im Metall- und Fensterbau häufig im Vordergrund stehen. Konfigurierbare Prüfpläne und QR-Produktseiten lassen sich genauso für Lagereinrichtungen, Anfahrschutz oder andere wiederkehrend prüfpflichtige Anlagen anlegen. Für Betriebe, die ohnehin mit digitalen Produktseiten arbeiten, entsteht so ein einheitliches System über verschiedene Elementtypen hinweg, statt mehrerer getrennter Insellösungen.

Damit ordnet sich die Regalprüfung in einen Ablauf ein, den Sie für andere Prüfobjekte bereits kennen. Wenn Sie Ihre Lagereinrichtungen wiederkehrend prüfen lassen, lohnt der Blick, ob sich die Dokumentation gleich an die Anlage koppeln lässt, statt sie weiter im Ordner zu verwalten.

Häufige Fragen

Ist die Regalprüfung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. In Deutschland folgt die Pflicht zur Prüfung von Arbeitsmitteln, zu denen Regale zählen, aus § 14 der Betriebssicherheitsverordnung. Der Arbeitgeber muss das Prüfergebnis aufzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren.¹ Die konkrete Durchführung orientiert sich an der DIN EN 15635 und an Hinweisen der DGUV.

Wie oft muss ein Regal geprüft werden?

Üblich ist eine fachlich tiefergehende Inspektion durch eine befähigte Person mindestens einmal jährlich, ergänzt um regelmäßige Sichtkontrollen im kürzeren Abstand.³ Die genauen Intervalle hängen von der Beanspruchung der Anlage und von Herstellervorgaben ab und können davon abweichen.

Was bedeuten die Ampelfarben bei der Regalprüfung?

Die DIN EN 15635 stuft Schäden in drei Stufen ein. Grün bedeutet, der Schaden liegt im zulässigen Bereich. Orange beziehungsweise Gelb steht für einen erheblichen Schaden, der zeitnah zu beheben ist. Rot kennzeichnet einen kritischen Schaden, bei dem der betroffene Bereich sofort zu entlasten und zu sperren ist.²

Darf das Prüfbuch digital geführt werden?

Ja. Die Betriebssicherheitsverordnung lässt die elektronische Aufzeichnung des Prüfergebnisses ausdrücklich zu.¹ Ein digitales Prüfbuch mit QR-Code am Regal unterstützt damit die geforderte Dokumentation und macht sie direkt am Element abrufbar.

Wer darf die Regalinspektion durchführen?

Die jährliche Experteninspektion übernimmt eine befähigte Person mit der nötigen Fachkunde, um Schäden zu bewerten und die Standsicherheit zu beurteilen. Die laufenden Sichtkontrollen können von benannten, eingewiesenen Personen im Betrieb übernommen werden.

Quellen

1. § 14 BetrSichV – Prüfung von Arbeitsmitteln (Volltext), Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz (gesetze-im-internet.de).
2. DIN EN 15635:2009-08 – Ortsfeste Regalsysteme aus Stahl, Anwendung und Wartung von Lagereinrichtungen, DIN Deutsches Institut für Normung / DIN Media.
3. DGUV Information 208-061 – Lagereinrichtungen und Ladungsträger, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV).
4. Lagereinrichtungen: Normen und Regelwerk, Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM).
5. DIN EN 15635 – Normübersicht und Inhaltsstruktur, DGWZ – Deutsche Gesellschaft für wirtschaftliche Zusammenarbeit.